Cloud geleistet werden“, erklärt Jürgen Trumm, NEWAbteilungsleiter
IT-Betrieb. Das papierlose Arbeiten ist
der Kern der Digitalisierungsstrategie der NEW und ein
Motor für stetige Weiterentwicklung im Unternehmen.
Es wird überall gelebt, nicht nur in den Büros, sondern
auch in der Ausbildung, in der Buswerkstatt, im Vermessungswesen
sowie im Kundenservice.
PDF STATT PAPIER IST KEINE LÖSUNG
„Digitalisierung bedeutet, Prozesse ganzheitlich und
systemübergreifend zu denken. Ein reiner Medienwechsel,
etwa von Papier zu PDF, bringt oft nicht die
erhofften Effekte“, erklärt Markus Windeck, Abteilungsleiter
IT-Beratung und Lösungsdesign. Die NEW
setze daher in allen Unternehmensbereichen auf digitales
Dokumentenmanagement, automatisierte Arbeitsabläufe
und digitale Prozesse.
Sicher ist: Energieunternehmen müssen die Kundenerwartungen
auch in einer digitalen Welt treffen. Immer
mehr Menschen informieren sich im Internet
über Produkte und Preise, schließen Verträge online
ab. „Die Digitalisierung hat großes Potenzial für neue
Ideen, innovative Produkte und Services, die Kundinnen
und Kunden zufrieden machen“, so IT-Hauptabteilungsleiter
Volker Dörbandt. Das Vertrauen in die
Marke NEW sei dabei der Schlüssel.
Nie mehr Papierstau im Büro dank
zentralem Briefversand. Mark Scheer
überwacht Druck und Layout.
Im Tandem mit André Willems bietet sie den Mitarbeitenden
reihum Schulungen an, damit diese optimal mit
den vorhandenen digitalen Tools bei der NEW arbeiten
können. „Für meine Kolleginnen und Kollegen war es
wichtig, dass die Digitalisierung ihre Abläufe auch tatsächlich
vereinfacht und nicht komplizierter macht.
Hier sind wir auf einem guten Weg, sodass die NEW
schon jetzt messbar Ressourcen und damit Kosten
spart“, ergänzt Jennifer Blasic.
MESSBARE UMWELTEFFEKTE
Auch der Umweltnutzen lässt sich beziffern. Allein der
bereits erfolgte Rückbau von 54 hochfrequentierten
Etagendruckern erspart der Atmosphäre jedes Jahr
über 13 Tonnen CO2. Mit diesem Budget könnte man
dreimal von Düsseldorf nach New York und zurück fliegen.
Hinzu kommt die Vermeidung von 110 Kilogramm
Plastikmüll für Tonerkartuschen im Jahr. Eine Lösung
für eines der zentralen Themen in der papierlosen Arbeitswelt
wurde ebenfalls gefunden. „Unterschriften
können jetzt digital, sicher und ohne Ausdruck in der
Poststelle 2.0
AUTOMATISIERT VON ANFANG BIS ENDE
Bereits seit Herbst 2021wird
auch die Post bei der NEW digital
und hochgradig automatisiert
verarbeitet. Statt an den Drucker im
Büro werden die Druckbefehle für
ausgehende Schreiben dem „Zentralen
Briefversand“ erteilt und dort
gesammelt. Am nächsten Morgen
rung des Postversands weniger
Stress und Papierstaus. Auch die
Umwelt wird entlastet, denn es gibt
keine doppelten Ausfertigungen
und Ablagen in Papierform mehr.
Für eingehende Briefe gibt es
ebenfalls eine digitale Lösung: Sie
werden größtenteils noch gleich in
der Poststelle eingescannt und den
Empfängern dann elektronisch zugesendet.
Auch interne Unterlagen werden
bei der NEW fast nur noch in digitaler
Form zugestellt. Ihre monatliche
Gehaltsabrechnung zum Beispiel
finden die Beschäftigten in ihrem
personalisierten Bereich der NEWMitarbeiter
App. Das ist ressourcenschonend
und die Dokumente
sind jederzeit digital abrufbar.
wird in der Poststelle mit einem Befehl
die komplett automatisierte
Prozesskette in Gang gesetzt: ausdrucken,
falzen, kuvertieren und
frankieren. Im Gegenzug konnten
noch mehr Drucker aus den Büros
verbannt werden. Für die Mitarbeitenden
bedeutet die Automatisie-